1.  Formål

Formålet med Åpenhetsloven (LOV-2021-06-18-99) er at den skal ivareta virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven skal også sikre allmenheten tilgang til informasjon. Loven pålegger Finansklagenemnda en informasjonsplikt og en plikt til blant annet å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer.

Dette dokumentet er en redegjørelse av Finansklagenemndas arbeid med etterlevelse av åpenhetsloven. Formålet med redegjørelsen er å kommunisere utad og gi allmennheten innsikt i Finansklagenemndas arbeid med åpenhetsloven.

2.  Finansklagenemndas redegjørelse

Etter åpenhetslovens § 5 skal Finansklagenemnda offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i tråd med åpenhetsloven § 4. Aktsomhetsvurderingene skal gjennomføres forholdsmessig og med en risikobasert tilnærming. Redegjørelsen skal minst inneholde:

• en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

I det følgende vil vi forsøke å gi en best mulig oversikt over disse punktene.

2.1  Generell informasjon om vår virksomhet

2.1.1  Organisering
Finansklagenemnda er opprettet ved avtale mellom Forbrukerrådet, Finans Norge, NHO Mat og drikke, Finansieringsselskapenes Forening, Verdipapirfondenes forening og Virke.

2.1.2  Driftsområde
Organisasjonens hovedoppgave er å løse tvister mellom finansforetak og deres kunder. Finansklagenemnda har ikke myndighet til å avgjøre klagesaker med bindende virkning for partene, men gir rådgivende vurderinger og avgjørelser.

Virksomheten skal skje fritt og uavhengig av særinteresser og fylle de funksjoner som beskrives i lov om godkjenning av klageorganer for forbrukersaker, forsikringsavtaleloven, finansavtaleloven og inkassoloven.

Finansklagenemnda er et nøytralt klageorgan som produserer vedtak i klagesaker, og leverer følgelig ikke tjenester eller produkter. Dette betyr at vi ikke har en leverandørkjede slik definert i lovens § 3 bokstav d. Imidlertid er virksomheten i Finansklagenemnda avhengig av en rekke små og store forretningspartnere, jf. § 3 bokstav e.

2.1.3  Retningslinjer og rutiner
Gjennom et etisk regelverk har Finansklagenemnda retningslinjer som skal begrense risikoen for korrupsjon eller tilsvarende utnyttelse av posisjoner, og sikre kravet til habilitet når det treffes beslutninger. Regelverket skal også bidra til at Finanklagenemnda har et godt arbeidsmiljø preget av tillit og åpenhet, der det ikke skal forekomme noen form for diskriminering trakassering eller annen utilbørlig adferd. Finansklagenemnda har også et arbeidstidsreglement som innebærer at virksomheten har kontroll på at arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser overholdes, herunder bruk av overtid.

2.2  Negative konsekvenser

2.2.1  Innledning
Finansklagenemnda er en virksomhet av begrenset størrelse der ansatte er samlokalisert i et transparent miljø. Arbeidsmiljøet kartlegges årlig, og det arbeides kontinuerlig med å sikre at dette er inkluderende og ikke-diskriminerende. Det legges videre stor vekt på å overholde reglene for norsk arbeidsliv, og det er full organisasjonsfrihet, og fagforeninger rekrutterer fritt medlemmer blant våre ansatte.

Finansklagenemnda benytter seg av ulike forretningspartnere, og har ikke leverandører som inngår i vår videre leverandørkjede, jf. åpenhetsloven § 3 litra d og e. Vi ønsker at våre forretningspartnere i likhet med Finansklagenemnda skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vårt arbeid med ivaretagelse av loven vil gjennomføres i tråd med OECDs metodikk for aktsomhetsvurderinger. Vi har tidligere kartlagt våre forretningspartnere med tanke på de risikoområdene åpenhetsloven omfatter, og kontaktet enkelte av dem for å få ytterligere informasjon. Dette arbeidet vil være en pågående prosess, hvor vi vil arbeide med å avdekke mulig risiko, avklare om den er reell og eventuelt arbeide for reduksjon eller fjerning av mulig brudd på respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

2.2.2  Finansklagenemndas aktsomhetsvurderinger
I 2023 ble det utarbeidet retningslinjer for hvordan Finansklagenemnda skulle ivareta åpenhetsloven. Videre ble det utarbeidet en redegjørelse som ble publisert på Finansklagenemndas hjemmeside. I redegjørelsen sto det hvordan arbeidet med åpenhetsloven var fulgt opp det siste året.

I forkant av redegjørelsen i 2023 kartla Finansklagenemnda alle våre forretningspartnere. Finansklagenemnda valgte etter en konket risikovurdering å kontakte åtte forretningspartnere innenfor kantine, renhold, posthåndtering og husleie. Disse åtte forretningspartnerne ble spurt om deres ansatte hadde skriftlige arbeidskontrakter og hva minstelønnen lå på. Med unntak av et selskap svarte alle forretningspartnerne raskt, og alle bekreftet også at det forelå både skriftlige arbeidskontrakter og at minstelønnen lå over lovfestet minstelønn i de bransjene der dette var aktuelt. Det ble ikke avdekket negative forhold på basert på tilbakemeldingene vi fikk. Ytterligere undersøkelser ble ikke foretatt i 2023.

På bakgrunn av ovennevnte, opplever vi derfor at risikoen for at Finansklagenemnda ikke respekterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår er begrenset. Dette betyr imidlertid ikke at det faktisk ikke er noen risiko, og vi arbeider like fullt kontinuerlig med å sikre dette. I det følgende vi vi redegjøre for dette arbeidet og hvilke tiltak vi har gjort og planlegger å gjøre videre.

2.3  Tiltak

2.3.1  Hva vi har gjort i år
Ettersom Finansklagenemnda har vurdert at det liten risiko for at vi ikke respekterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, har vi i inneværende rapporteringsperiode heller hatt fokus på å strukturere arbeidet med åpenhetsloven internt, slik at vi får et bedre grunnlag for det videre, kontinuerlige arbeidet. Vi har vurdert dette som viktig for oss, blant annet fordi det vil gi oss en bedre forståelse av innholdet i det praktiske arbeidet vi allerede gjør, og det vi ønsker å oppnå fremover. I tillegg mener vi at dette er helt nødvendig å ha på plass for å sikre at arbeidet blir meningsfylt og effektivt.

For det første har vi opprettet en liten arbeidsgruppe som møtes fast annenhver uke for å diskutere og jobbe med åpenhetsloven og dens krav. Vi har også opprettet en møtelogg og en handlingsplan, slik at vi kan dokumentere bedre hva vi har gjort og hva vi tenker å gjøre, samt en tidslinje for arbeidet. Vi startet rapporteringsåret med å gå gjennom foregående rapporteringsår og redegjørelse, og hadde deretter intern opplæring/innføring i ILOs kjernekonvensjoner.

For det andre har vi utarbeidet nye interne retningslinjer og revidert eksisterende retningslinjer og interne dokumenter som er relevant for arbeidet med åpenhetsloven:

-  Håndtering av informasjonskrav etter åpenhetsloven § 6 (ny)
-  Oppdatert gjeldende varslingsrutine til også å omfatte forhold etter åpenhetsloven
-  Intern prosess for varselhåndtering (ny)
-  Oppdatert interne retningslinjer og policy for hvordan håndtere åpenhetsloven

Ved revisjonen hadde vi fokus på å inkorporere ILOs kjernekonvensjoner i eksisterende retningslinjer for en bedre struktur som også var dekkende for åpenhetsloven, all den tid denne bygger på disse konvensjonene.

For det tredje har vi hatt fokus på å øke egen kunnskap og lære av andres "best practice". Dette har vi gjort ved å delta på relevante seminarer og webinarer.

Videre har vi hatt bevissthet rundt åpenhetsloven ved booking av kommende års internseminar på hotell ettersom dette er en bransje hvor det erfaringsvis kan være utfordringer knyttet til blant annet regulert arbeidstid og avlønning, herunder bruk av overtid.

Administrerende direktør ble involvert i arbeidet ved behov for avklaring, blant annet for arbeidets rekkevidde og omfang. Styret i Finansklagenemnda har vedtatt våre retningslinjer som ligger til grunn for etterlevelse av åpenhetsloven og gitt administrerende direktør i Finansklagenemndas sekretariat ansvar for Finansklagenemndas daglige etterlevelse av loven.

2.3.2  Veien videre
For neste rapporteringsår planlegger vi også å utarbeide flere nye, samt videreutvikle eksisterende, relevante policyer og retningslinjer for at de ansatte skal få best mulig beskyttelse.

For det første ønsker vi å jobbe videre med å opprette en varslingskanal, hvor det også blir mulig å varsle anonymt.

Vi planlegger også å utarbeide en egen "code of conduct" for å sikre at våre forretningspartnere, i likhet med Finansklagenemnda, skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Denne skal være et supplement til våre kontrakter og må signeres av kontraktsparten.

Videre har vi også besluttet at det skal gjennomføres et større stykke arbeid med å risikovurdere utvalgte leverandører. Vi har valgt ut forretningsforbindelser fra tre sektorer som anses å være høyrisiko for brudd på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold. Disse sektorene er renhold, IT, transport og logistikk. Vi planlegger å gjøre en større kartlegging av de generelle risikoene innenfor disse bransjene, for så å kunne lage gode, treffende spørsmål til de utvalgte virksomhetene som vil bli grunnlaget for risikovurderingen.

3.  Informasjon

Etter åpenhetsloven § 6 har enhver rett til å innhente informasjon om hvordan Finansklagenemnda håndterer negative konsekvenser på menneskerettigheter og arbeidsforhold (informasjonskrav). Som nevnt over har vi i år utarbeidet en intern rutine for å sikre overholdelse av informasjonsplikten. Vi ber om at spørsmål som gjelder Finansklagenemndas etterlevelse av åpenhetsloven rettes til post@finansklagenemnda.no